「説明する準備の大切さ」について

こんにちは！

若年会メンバーのSです。

皆さんは人に何かを説明するのは得意ですか？
どんな仕事をしていても上司やチームメンバー、はたまたお客様に説明をする機会は必ずあります。
そんな時、しっかりと内容を整理し準備ができた状態で説明ができていますか？
今回は、「説明の準備の大切さ」について実際に私の経験をもとにお話します。

あるシステムの改修をしていたところ、考慮していない別の不具合が
出てしまいました。リーダーに報告しなければなりません。
そこで社会人1年目の私は不具合が発生したときに、内容を整理しないまま
リーダーに説明を始めてしまいました。
結果は...「結局何が言いたいのかわかりません」と言われてしまいました。
当たり前ですね。自分でもあまり内容を整理して理解できていないのに
うまく説明できるわけがありません。

この失敗以降、私は2つのことを準備してから説明に臨むようにしています。
1.結論をしっかり固める。
何も準備をせずに説明を始めてしまうと、結果的に結論が二転三転してしまい
「あれ？自分は何を説明したいんだろう？」と途中から趣旨わからなくなってしまいます。
これはプレゼンテーションでもよくPREP法で使われている考え方ですが、
ちょっとした説明でも同じで、最初にしっかりと結論を固めて述べる。
これで相手も自分も決まった結論に沿った会話ができ認識のずれを防げます。

※参考：月刊リーダーシップ No.791　 読ませる，伝わる 　 ビジネス文章術より

2.言葉だけで説明できないなら資料を用意する。
皆さんに抜群の説明能力があれば、言葉だけで相手に理解してもらえるでしょう。
ですが、これはあくまで理想の形で、大抵の場合、実際の物（資料やスクリーンショット）
を見せないとうまく伝わりません。簡単なものでもいいので、自分が指差しで説明ができる
ものを用意しましょう。「どれですか？」と言われたとき「これです」とすぐ返せます。

この2つ準備をするようになってから説明に要する時間も減り、
内容をうまく伝えられるようになりました。
仕事をする上で早く簡潔に説明することは大切です。
しかし、内容を整理せず、結局相手に伝わらなくて無駄な時間を要して
しまったら元も子もありません。

就活生の皆さんは、まさに今、面接などで自分が話す内容を準備しますよね。
新入社員になって仕事をするようになってからも一緒です。
常日頃から「説明する準備の大切さ」を理解しておけば必ずどんな仕事にも
活かすことができます。
今後、何かを説明する時には、少し立ち止まって「今のままで本当にうまく説明できるか？」
というのを自分に問いかけてみてはいかがでしょうか？